U bent hier: Vereniging RN>Huishoudelijk reglement

Huishoudelijk reglement

De algemene ledenvergadering
Artikel 1

1. Het bestuur stelt plaats, datum en tijd van de algemene ledenvergadering vast.
2. Voor de jaarvergadering worden leden tenminste vijf weken voorafgaande daaraan uitgenodigd. Voor overige algemene ledenvergaderingen geldt onverkort de termijn van artikel 20 lid 1 van de Statuten.
3. Leden dienen zich voor de algemene ledenvergadering aan te melden door het bij de uitnodiging gevoegde aanmeldingsformulier volledig en naar waarheid in te vullen, of door het versturen van deze gegevens naar het in de uitnodiging vermelde e-mailadres.
4. Leden worden in de gelegenheid gesteld om de vergaderstukken digitaal, in zwartdruk en (indien mogelijk) in aangepaste vorm aan te vragen.

Artikel 2
1. Leden kunnen agendapunten voor de algemene ledenvergadering indienen. Deze agendapunten dienen bij voorkeur uiterlijk vijf werkdagen voorafgaande aan de vergadering in het bezit te zijn van de secretaris.
2. Agendapunten die later worden ingediend worden door de voorzitter aan de vergadering gemeld met het voorstel om deze voorlopig voor kennisgeving aan te nemen en op de agenda van de eerstvolgende algemene ledenvergadering te plaatsen.
3. De algemene ledenvergadering kan in afwijking van het bepaalde in lid 2 bepalen, dat een agendapunt alsnog aan de agenda wordt toegevoegd, indien er naar zijn oordeel hiervoor zwaarwegende redenen zijn.
4. Onder zwaarwegende redenen vallen in ieder geval overmacht betreffende het niet tijdig indienen van het agendapunt en de actualiteit van het agendapunt.

Het bestuur
Artikel 3
De samenstelling, taken en bevoegdheden van het bestuur zijn verwoord in de wet, de statuten en dit reglement.

Artikel 4
1. Het bestuur stelt een rooster van aftreden vast. In principe zijn er jaarlijks maximaal twee leden van het dagelijks bestuur aftredend.
2. Het rooster ligt ter inzage bij het secretariaat en maakt deel uit van de vergaderstukken van de algemene ledenvergadering waarop bestuursleden aftredend zijn.
3. De voorzitter en de vice-voorzitter, alsmede de voorzitter en de penningmeester treden niet gelijktijdig af.
4. De algemene ledenvergadering kan in het belang van de vereniging afwijken van lid 1 en 3, het bestuur gehoord.

Artikel 5
1. Het bestuur benoemt uit zijn midden een voorzitter, een vice-voorzitter, een secretaris en een penningmeester.
2. De in lid 1 genoemde functionarissen vormen gezamenlijk het dagelijks bestuur van de vereniging.
3. Bij belet of ontstentenis van de voorzitter wordt deze vervangen door de vice-voorzitter. Wanneer deze eveneens niet beschikbaar is, wijzen de bestuursleden uit hun midden een persoon aan, die als plaatsvervangend voorzitter optreedt.
4. Naast de leden van het dagelijks bestuur kunnen bestuursleden worden aangewezen voor een specifieke functie.
5. Een bestuurslid kan meer dan één functie bekleden.
6. Besluiten uit naam van de vereniging worden in principe door het algemeen bestuur genomen. Wanneer een besluit een spoedeisend karakter kent en er binnen een week geen bestuursvergadering kan worden gehouden, kunnen minimaal twee leden van het dagelijks bestuur een beslissing nemen.
7. Het besluit bedoeld in lid 6 dient in de eerstvolgende bestuursvergadering door het algemeen bestuur te worden bevestigd.

Artikel 6
1. De voorzitter leidt de vergaderingen van het bestuur en de algemene ledenvergadering. Hij draagt zorg voor de coördinatie van activiteiten met andere verenigingen en instanties.
2. De voorzitter vertegenwoordigt de vereniging in en buiten rechte.

Artikel 7
1. De secretaris leidt het secretariaat van de vereniging.
2. De secretaris stelt jaarlijks het jaarverslag van de vereniging samen en ondersteunt de activiteiten, die in lid 1 van artikel 6 zijn omschreven.
3. Het jaarverslag wordt aan de algemene ledenvergadering ter vaststelling voorgelegd.
4. Het bestuur kan, ter ondersteuning van de secretaris, het notuleren van de algemene ledenvergadering, bestuursvergaderingen, alsmede enig ander overleg, laten verzorgen door een notulist. Deze persoon behoeft geen lid van de vereniging te zijn.

Artikel 8
1. De penningmeester is binnen het kader van de vastgestelde begroting van de vereniging belast met het beheer van de financiën.
2. De penningmeester doet geen betalingen anders dan tegen rekening, declaratie of kwitantie.
3. De penningmeester legt jaarlijks de balans en de staat van baten en lasten met een toelichting ter controle voor aan de kascontrolecommissie.
4. De penningmeester stelt jaarlijks een financieel jaarverslag op, alsmede een begroting voor het komende jaar en een concept-begroting voor het daarop volgende jaar. Het financieel jaarverslag maakt deel uit van het jaarverslag als bedoeld in artikel 7.
5. De penningmeester stelt de subsidieaanvraag op voor de “Stichting Fonds PGO”en maakt het eindverslag ten behoeve van de afrekening van deze stichting.
6. Het bestuur kan de penningmeester machtigen delen van zijn uitvoerende taken te delegeren aan een professionele organisatie. Personen die binnen deze organisatie met de leiding en/of uitvoering zijn belast, behoeven geen lid te zijn van de vereniging.

Artikel 9
1. Het bestuur kan als vertegenwoordiger van de vereniging in een andere organisatie een lid van de vereniging benoemen.
2. Het bestuur draagt verantwoordelijkheid voor vertegenwoordigers van de vereniging in andere organisaties.
3. Het betrokken lid brengt aan het bestuur verslag uit over zijn werkzaamheden of die van de organisatie waarin hij de vereniging vertegenwoordigt.

Geldmiddelen
Artikel 10
1. De minimale jaarlijkse bijdrage wordt tweejaarlijks door de algemene ledenvergadering vastgesteld, op voorstel van het bestuur.
2. De minimale jaarlijkse bijdrage dient binnen 30 dagen na factuurdatum te worden voldaan.
3. Indien een lidmaatschap na 1 juni van enig jaar aanvangt, is het nieuwe lid een bijdrage verschuldigd, die evenredig is met het aantal nog niet verstreken maanden, waarbij het bedrag naar beneden wordt afgerond op hele euro’s. Voor een lidmaatschap ingaande vóór 1 juni is het gehele bedrag verschuldigd.

Leden
Artikel 11
1. Aanmelding als lid of begunstiger geschiedt schriftelijk of per e-mail door het lidmaatschapsformulier volledig en naar waarheid in te vullen.
2. Alle leden zijn verplicht zich te onderwerpen aan de wet, de statuten en alle op hen van toepassing zijnde reglementen, welke door de algemene ledenvergadering zin vastgesteld.

Artikel 12
1. De vereniging kent een ledenadministratie.
2. De ledenadministratie houdt het register als bedoeld in artikel 4 lid 4 van Statuten bij.
3. Enkel aan door het bestuur geautoriseerde personen kan het register, of delen daarvan, ter beschikking worden gesteld.

Artikel 13
1. Elk lid van de vereniging heeft het recht om in een algemene ledenvergadering een stem uit te brengen, tenzij het lid is geschorst.
2. Elk lid is verkiesbaar in iedere functie, tenzij dit strijdig is met de wet, statuten of reglementen.
3. Elk lid heeft het recht om aan alle activiteiten van de vereniging deel te nemen, tenzij dit strijdig is met de wet, statuten of reglementen.
4. Elk lid ontvangen het verenigingsblad “UITZICHT”.
5. Een lid dat zich niet kan verenigen met een wijziging van de statuten of reglementen, zoals die door de algemene ledenvergadering zijn vastgesteld, is gerechtigd om het lidmaatschap met onmiddellijke ingang op te zeggen.

Artikel 14
1. Een lid dat redelijkerwijs kosten maakt in het kader van werkzaamheden voor de vereniging, kan deze kosten declareren bij de penningmeester.
2. Voorafgaande aan het maken van die kosten dient het lid toestemming te hebben van het bestuur. Indien het bestuur dat wenselijk acht, wordt dit schriftelijk vastgelegd.
3. Declaraties kunnen op schrift of via e-mail aan de penningmeester worden gezonden, onmiddellijk nadat de kosten zijn gemaakt. Bij verzending via e-mail dienen de onderliggende stukken, zoals facturen, zo spoedig mogelijk per post te worden verzonden, of een digitale kopie aan de e-mail te worden gevoegd.
4. De penningmeester zorgt zo spoedig mogelijk voor betaling.
5. Indien redelijkerwijs niet kan worden gevergd, dat kosten achteraf worden gedeclareerd, kan het betrokken lid aan de penningmeester om een voorschot vragen.

Artikel 15
1. Een lid kan zijn reiskosten gemaakt om aanwezig te zijn op de algemene ledenvergadering of een regiocontactdag declareren bij de penningmeester. Voor het uitbetalen van deze reiskosten geldt een bodembedrag, dat door het bestuur wordt vastgesteld.
2. Reiskosten die het bodembedrag te boven gaan komen voor vergoeding in aanmerking.
3. Vergoeding vindt plaats volgens het geldende tarief voor openbaar vervoer 2e klas of, indien er gebruik gemaakt wordt van eigen vervoer, volgens een door het bestuur vast te stellen kilometervergoeding.

Artikel 16
1. Een lid dat een functie gaan bekleden in het kader, een commissie, projectgroep, werkgroep of contactgroep zal zodra hij de kandidatuur voor een dergelijke functie aanvaardt, een proefperiode van één jaar krijgen.
2. Ook al tijdens de proeftijd draagt het lid als omschreven in het eerste lid, alle rechten en plichten, die bij zijn functie horen op grond van de wet, de statuten en reglementen.
3. Indien de persoon als genoemd in lid 1 niet naar behoren functioneert, kan hij door het bestuur per direct uit zijn functie worden ontheven.
4. Het staat het betrokken lid vrij om zelf te bedanken voor de functie.

Artikel 17
1. Leden van de vereniging, die wegens hun buitengewone verdiensten jegens de vereniging of hun verdiensten in het kader van de doestellingen van de vereniging, kunnen op voordracht van het bestuur door de algemene ledenvergadering worden voorgedragen tot erelid.
2. De algemene ledenvergadering kan bepalen, dat een erelid wordt vrijgesteld van het betalen van de jaarlijkse bijdrage.
3. Tenzij het erelid hiervoor bedankt, wordt het erelid in verenigingsblad “UITZICHT” vermeld.

Commissies, werk- project- en contactgroepen
Artikel 18
1. Het bestuur is bevoegd om onder zijn verantwoordelijkheid bepaalde taken te laten uitvoeren door een commissie, werkgroep, projectgroep of contactgroep. De leden van deze groepen worden door het bestuur benoemd.

Artikel 19
1. In een commissie hebben zitting leden, met een bepaalde taak belast, desgewenst aangevuld met externe adviseurs en/of deskundigen.
2. De commissie rapporteert aan het bestuur over de voortgang en afronding van de omschreven werkzaamheden.

Artikel 20
1. Werkgroepen bestaan uit leden, die taken binnen de vereniging uitvoeren, waarbij geen expliciete begin- of eindtijd is vastgesteld.
2. De werkgroep brengt zo vaak hij dit wenselijk acht aan het bestuur verslag uit van haar werkzaamheden en de voortgang daarvan, doch minimaal éénmaal per jaar.
3. Op verzoek van het bestuur dient de werkgroep binnen een redelijke termijn een verslag inhoudende de werkzaamheden, zoals omschreven in het tweede lid uit te brengen.

Artikel 21
1. Projectgroepen bestaan uit leden, die een vooraf bepaalde activiteit uitvoeren.
2. Een projectgroep houdt op te bestaan na afronding van zijn taak.
3. De projectgroep brengt zo vaak hij dit wenselijk acht aan het bestuur verslag uit van zijn werkzaamheden en de voortgang daarvan, doch minimaal éénmaal per jaar.
4. Op verzoek van het bestuur dient de projectgroep binnen een redelijke termijn een verslag inhoudende de werkzaamheden, zoals omschreven in het derde lid uit te brengen.

Artikel 22
1. Contactgroepen bestaan uit leden, die een bepaalde deskundigheid hebben en deze ten dienste stellen van lotgenoten door het organiseren van bijeenkomsten.
2. De contactgroep brengt zo vaak hij dit wenselijk acht aan het bestuur verslag uit van haar werkzaamheden en de voortgang daarvan, doch minimaal éénmaal per jaar.
3. Op verzoek van het bestuur dient de contactgroep binnen een redelijke termijn een verslag inhoudende de werkzaamheden, zoals omschreven in het tweede lid uit te brengen.

Redactie
Artikel 23
1. De vereniging kent een redactie, belast met het uitgeven van het verenigingsblad “UITZICHT”.
2. De redactie van het verenigingsblad is verantwoordelijk voor de publicatie van de artikelen.
3. Het bestuur draagt de eindverantwoordelijkheid voor de inhoud van het verenigingsblad en neemt, voordat het blad gedrukt en gepubliceerd wordt, daarvan kennis.

Regionale contactpersonen (RCP’s)
Artikel 24
1. De vereniging is voor het onderhouden van contacten met leden opgedeeld in vijf regio’s, te weten: Noord-Holland, Zuid-Holland, Noord, Midden en Zuid.
2. Regio Noord bestaat uit de provincies Groningen, Friesland en Drenthe.
3. Regio Midden bestaat uit de provincies Gelderland, Flevoland, Overijssel en Utrecht.
4. Regio Zuid bestaat uit de provincies Noord-Brabant, Zeeland en Limburg.
5. Elke regio kent één of meerdere regiocontactpersonen (RCP’s) die als aanspreekpunt voor leden in de regio functioneren.
6. Regiocontactpersonen onderhouden contacten met leden en potentiële leden in hun regio. Zij zijn een luisterend oor en kunnen desgewenst advies geven over de aandoening en aanverwante zaken.
7. Regiocontactpersonen organiseren binnen het kader van de begroting minimaal éénmaal per jaar een regiocontactdag in hun regio. Tijdens deze dag informeren zij leden en potentiële leden over zaken, die voor hen van belang zijn en bieden zij lotgenotencontact. De regiocontactpersonen wijzen in overleg met het bestuur een coördinator aan, die bij voorkeur zelf ook regiocontactpersoon is.
8. De coördinator stemt de werkzaamheden van de regiocontactpersonen af en fungeert als aanspreekpunt en vertegenwoordiger.
9. Regiocontactpersonen worden door het bestuur benoemd, gehoord de coördinator.

Het kader en de kaderleden
Artikel 25
1. Het kader is het orgaan van de vereniging dat de in de artikelen 18, 23 en 24 van dit reglement genoemde groepen en personen en de ledenadministrateur overkoepelt. Leden van het kader worden aangeduid met de term “kaderlid”.
2. Het kader onderhoudt nauwe banden met het bestuur. Het bestuur en kader informeren elkaar over zaken, die van belang zijn voor het realiseren van de doelstellingen en activiteiten, die daaraan bijdragen.
3. De ledenadministrateur houdt onder verantwoordelijkheid van het bestuur het register van kaderleden bij. Dit register wordt aangeduid met de term “kaderlijst”.
4. Kader en bestuur komen bijeen voor vergaderingen en ander overleg. Een dergelijke vergadering wordt aangeduid met de term “kaderdag”. Andere personen hebben toegang tot een kaderdag na toestemming van het bestuur.
5. Bestuur en kader kunnen een reglement vaststellen, wijzigen of opheffen, waarin nadere regels worden gesteld betreffend het voorzitterschap, de werkzaamheden en de verantwoordelijkheden van het kader, en de verhouding tussen het kader en het bestuur.

Vrijwilligers
Artikel 26
1. Een vrijwilliger is iemand, die incidenteel ondersteuning biedt aan het realiseren van de doelstellingen van de vereniging, zonder zich op een duurzame of structurele wijze in te zetten.
2. Een vrijwilliger behoeft geen lid te zijn van de vereniging, maar dient de doelstellingen van de vereniging te onderschrijven.
3. Een vrijwilliger wordt aangesteld door het bestuur.

De Medisch Advies Commissie
Artikel 27
1. De vereniging kent een Medisch Advies Commissie (MAC), aan wie zaken van medische aard worden voorgelegd.
2. De MAC adviseert het bestuur gevraagd en ongevraagd omtrent medische vraagstukken ten aanzien van retinale aandoeningen.
3. Het bestuur is vertegenwoordigd in de MAC, bij voorkeur door twee bestuursleden.

Fondsen
Artikel 28
1. Begunstigers kunnen hun bijdrage bestemmen voor een bepaald verenigingsdoel.
2. Voor een dergelijk doel wordt in de boekhouding een aparte post opgenomen, desgewenst onder de toevoeging “fonds”.

Artikel 29
1. De vereniging kent de post “voorziening Retinaonderzoek” .
2. Deze post is bedoeld om daaruit middelen beschikbaar te stellen ten behoeve van de bevordering van wetenschappelijk onderzoek naar behandel- en geneeswijzen voor erfelijke netvliesaandoeningen.
3. Het bestuur beslist voor welk onderzoek deze geldmiddelen worden bestemd, gehoord de MAC.

Wijzigings- en slotbepalingen
Artikel 30
1. Wijziging van het huishoudelijk reglement kan slechts plaatsvinden bij besluit van de algemene ledenvergadering op voorstel van het bestuur of van tenminste dertig leden.
2. Bij de op te vragen vergaderstukken van een vergadering, waarin een voorstel tot wijziging van het huishoudelijk reglement aan de orde zal komen, wordt een afschrift van het voorstel gevoegd.
3. Een wijziging van het huishoudelijk reglement krijgt verbindende kracht met ingang van de dag volgend op de dag waarop het gewijzigd huishoudelijk reglement door de algemene ledenvergadering is vastgesteld.

Artikel 31
1. In alle gevallen, waarin dit reglement niet voorziet, beslist het bestuur, de wet en de statuten in acht nemend.
2. Het huishoudelijk reglement wordt aangehaald als “HHR”.

Aldus vastgesteld door de algemene ledenvergadering op 12 april 2008